PL EN
+48 502777708
LEPSZE DECYZJE I NA CZAS
DZIĘKI ELASTYCZNEMU WORKFLOW
s6
NASZE APLIKACJE DOSTĘPNE SĄ 24/7/365
DZIAŁAMY MOBILNIE BEZ POTRZEBY INSTALACJI
APLIKACJE ZAWSZE DOSTOSOWUJEMY
DO SPECYFIKI TWOJEGO BIZNESU
s4
NASZE ROZWIĄZANIA PORZĄDKUJĄ PRZEPŁYW INFORMACJI
s3
TWORZYMY NOWOCZESNE APLIKACJE AUTOMATYZUJĄCE PROCESY
s2
DZIAŁAMY „ZWINNIE”
NASZE APLIKACJE POWSTAJĄ W CIĄGU KILKU DNI

Obieg faktur kosztowych


Elektroniczny obieg faktur w przedsiębiorstwie jest istotnym usprawnieniem funkcjonowania firmy i stanowi naturalne połączenie z aplikacją obsługującą obieg zapotrzebowania. Dzięki automatyzacji obiegu faktur kosztowych, firmy posiadają pełną kontrolę nad ich akceptacją, niwelują ryzyko zagubienia dokumentu oraz problemów wynikających ze zbyt późnymi płatnościami i wykonaniem zamówionych usług.

Jakie problemy związane są z obsługą zamówień faktur?
Tradycyjny sposób obsługi wymusza manualną obsługę i komunikację wewnątrz firmy, często poprzez przesyłanie papierowych faktur lub ich skanów emailem z ręcznymi dekretami. Z kolei sprawnie działający system do obiegu faktur wymaga wsparcia aplikacji IT. Jeśli wdrożenie odbywa się własnymi zasobami firmy, zbudowanie wspierającej aplikacji IT rozciąga się w czasie i nie zwykle jest mało elastyczne. Zwykle nie pozwala biznesowemu administratorowi na samodzielnie wprowadzanie zmian. Z kolei w przypadku posiłkowania się zewnętrznymi dedykowanymi rozwiązaniami, budżet projektu wraz z licencjami na aplikacje szybko osiąga pięciocyfrową kwotę. W obu przypadkach jest to kolejne rozwiązanie IT, którym ktoś z organizacji musi się zajmować.

Jak te procesy rozwiązują aplikacje przygotowane w Qalcwise?
W Qalcwise tworzymy dedykowane aplikacje do obsługi obiegu faktur. Nasze aplikacje redukują nakład pracy i pozwalają na unikanie błędów. Odzwierciedlamy proces decyzyjny u klienta, nierzadko mający sporo wyjątków, etapów i wymiarów. Nasze rozwiązanie jest dostępne z poziomu przeglądarki internetowej i może być również obsługiwane za pomocą smartfona lub tableta. W pełni odzwierciedlamy procesy weryfikacji faktury, sprawdzenie budżetu, zasadności oraz innych wewnętrznych zasad. Właściciel biznesowy faktury na każdym etapie jest informowany o jego losach, natomiast kierownictwo oraz osoby odpowiedzialne za księgowość mogą dysponować szeregiem raportów. Dla działu księgowości istotne są informację o zatwierdzonych fakturach od dostawców jak również monitorowanie spływu/archiwizacji papierowych wersji faktur. Proces obsługuje dekretację faktur za zamówione towary i usługi, co znacznie uszczelnia przepływ pieniędzy w firmie i zwiększa możliwości analizy całościowego procesu biznesowego.

Nasze rozwiązania są elastyczne i konkurencyjne kosztowo !
W porównaniu do konstruowania dedykowanego rozwiązania w wewnętrznych systemach (np. ERP lub intranet), nasze rozwiązania dają wielokrotnie większą wartość („więcej za mniej”) zarówno dla małych i średnich firm jak i dla dużych organizacji oczekujących elastycznych możliwości dopasowania aplikacji do własnych procesów. Nasza aplikacja do obiegu faktur może być wykorzystywana jako dedykowane rozwiązania lub też część szerszego rozwiązania (zawierającego inne funkcjonalności opisane na naszej stronie). Administrator po stronie klienta ma możliwość samodzielnego konstruowania nowych procesów oraz raportów bez potrzeby sięgania po wsparcie technicznego IT.

Czas wdrożenia
Podstawowy proces obiegu faktur, dopasowujemy do wymagań klienta w projekcie trwającym kilka dni, czyli nie tygodnie lub miesiące. Jeśli zachodzi potrzeba, na takiej bazie, w dalszych etapach automatyzujemy dodatkowe wybrane przez organizację procesy, (np. dodatkowo proces przekazania wyposażenia pracownikowi), i inne które dają największą wartość pracownikom organizacji oraz te z największymi oszczędnościami kosztów i czasu pracy działu administracji i zakupów.