Exeltis Poland stawia na przedsiębiorczość i innowacyjność. Jako firma dążąca do doskonałości i wyznaczania nowych standardów w branży farmaceutycznej, już od dłuższego czasu poszukiwaliśmy partnera, który zbuduje dla nas system do obsługi umów sponsorskich. Jednym z wyzwań, przed którymi stawali potencjalni wykonawcy było zapewnienie rozwiązania bezpiecznego, zgodnego ze standardami naszej organizacji. Dzięki platformie Qalcwise i aplikacjom zbudowanym przez eNovem zyskaliśmy spójne środowisko umożliwiające sprawne i automatyczne zarządzanie wieloma procesami w miejsce ręcznego administrowania i papierowo – mailowej komunikacji. Z łatwością planujemy i raportujemy pracę, zyskaliśmy również lepszą kontrolę nad procesami. Podczas wyboru partnera, nie bez znaczenia był również aspekt bezpieczeństwa. Qalcwise dał nam poczucie komfortu również na tym polu. Dzięki ogromnej elastyczności możemy w każdej chwili dostosować aplikacje do swoich potrzeb i rozbudować je o kolejne funkcjonalności. Współpraca z eNovem i inwestycja w Qalcwise to przykład nieustającej ewolucji naszej organizacji.
Stanisław Augustynowicz
Head of Finance and Administration Poland & Baltics
Exeltis Poland
WDROŻENIE QALCWISE W EXELTIS POLAND – CASE STUDY
Wstęp
Firma Exeltis poszukiwała wygodnego systemu umożliwiającego sprawne zarządzanie umowami sponsorskimi. Organizacji zależało na profesjonalnym rozwiązaniu, które umożliwi przeniesienie wielu procesów w jedno miejsce oraz zapewni sprawną i szybką, a co najważniejsze bezpieczną obsługę. Zespół eNovem stworzył na platformie Qalcwise dedykowane aplikacje, które pomogły zoptymalizować kluczowe procesy związane z generowaniem, podpisywaniem oraz rozliczaniem umów. Aplikacje zostały wdrożone na początku pandemii, dzięki czemu klient był lepiej przygotowany na wyzwania stojące przed pracą zdalną.
O firmie
Exeltis jest innowacyjną organizacją specjalizującą się w opiece zdrowotnej. Spółki z Grupy Exeltis są obecne w 40 krajach i zatrudniają blisko 4000 pracowników. Głównym celem Exeltis jest wyznaczanie nowych standardów w branży farmaceutycznej, a we wszystkich działaniach firma dąży do doskonałości, innowacyjności i różnorodności.
Wyzwanie / Potrzeba biznesowa
Głównym wyzwaniem Exeltis Poland była obsługa poszczególnych procesów w różnych miejscach. Dodatkowo, wiele z nich wykorzystywało papierowe formularze, które krążyły pomiędzy przedstawicielami regionalnymi i centralą spółki. Utrudniało to i wydłużało akceptację warunków danej umowy i zwiększało znacznie czas jej procesowania. Kolejnym celem było usprawnienie raportowania zarządczego
Klientowi zależało na tym, aby stworzyć jedno miejsce dla pracownika, przełożonego i kierownictwa firmy do obsługi umów sponsorskich. Tym samym chciano ograniczyć liczbę aplikacji, z jakich muszą korzystać pracownicy i ułatwić kadrze zarządzającej podejmowanie decyzji.
- Zadaniem eNovem było więc stworzenie platformy, która: ograniczy manualną obsługę;
- Zmniejszy liczbę przesyłanych e-maili;
- Wyeliminuje papierowe formularze;
- Przyspieszy i usprawni pracę;
- Wyeliminuje pomyłki;
- Uprości komunikację między centralą i pracownikami w terenie
- Pozwoli na pełną customizację rozwiązania.
Rozwiązanie
Platforma Qalcwise okazała się optymalną odpowiedzią na oczekiwania Exeltis. Qalcwise wykorzystuje technologię no-code, pozwalającą na tworzenie aplikacji bez programowania. Aplikacje budowane są z gotowych komponentów (widgetów) i formuł znanych z Excela. Dzięki temu powstają one szybciej niż rozwiązania tzw. custom dewelopment, zapewniając przy tym pełną elastyczność i skalowalność.
W ramach jednej platformy eNovem stworzyło zestaw zintegrowanych aplikacji, obsługujących między innymi takie procesy jak:
- Planowanie i rozliczanie uczestnictwa w konferencjach;
- Zarządzanie bazą podmiotów współpracujących;
- Generowanie umów sponsorskich;
- Akceptację warunków umowy;
- Podpisywanie umów poza siedzibą firmy;
System umożliwił pokrycie wielu procesów w jednym środowisku, bez potrzeby korzystania z dodatkowych narzędzi. Przedstawiciele działu sprzedaży i marketingu są w stanie przedstawić warunki, wygenerować i podpisać umowę podczas jednego spotkania. Przełożony otrzymuje elektroniczny wniosek do akceptacji, a cały proces weryfikacji i uzyskiwania zgody można zamknąć w kilka minut. Dodatkowo, wszystkie działania można przeprowadzić na urządzeniu mobilnym – tablet. Kolejnym plusem jest to, że dane wprowadzone podczas generowania umowy są automatycznie archiwizowane w systemie i wykorzystywane w kolejnych procesach, np. rozliczaniu wydarzeń marketingowych.
Z kolei kadra zarządzająca zyskała dostęp do bieżącego monitorowania statusu poszczególnych działań oraz generowania raportów.
Dzięki elastyczności Qalwise, aplikacje można samodzielnie (bez programowania) modyfikować i udoskonalać w odpowiedzi na zachodzące w firmie zmiany.
Rezultaty
- Eliminacja ręcznej obsługi procesów
- Digitalizacja i przyspieszenie obiegu dokumentów
- Skrócenie czasu oczekiwania na akceptację wniosków
- Zmniejszenie liczby błędów
- Lepsza kontrola i transparentność procesu
- Ograniczenie potrzebny drukowania dokumentów
- Wzrost zadowolenie pracowników z obsługi
Podsumowanie
Exeltis Poland otrzymało narzędzie dopasowane do potrzeb organizacji i spełniające wymogi bezpieczeństwa. Aplikacje pozwoliły wyeliminować ręczną pracę i papierowe dokumenty, skróciły czas obsługi procesów, usprawniły komunikację i zwiększyły transparentność działań, przez co również zminimalizowały ryzyko błędów i nadużyć.
Klient kontynuuje współpracę z eNovem rozwijając platformę i przenosi na nią kolejne procesy administracyjne i aplikacje HR. Większość aplikacji działa w wersji mobilnej, tak aby umożliwić pracownikom korzystanie z nich z dowolnego miejsca.