Firma PSE Innowacje poszukiwała wygodnej platformy HRowo-administracyjnej do obsługi pracowników w kilku lokalizacjach. Klientowi zależało na profesjonalnym rozwiązaniu, które pozwoli przenieść wszystkie procesy do jednego systemu, zapewniając przy tym łatwą i szybką obsługę. Zespół eNovem stworzył na platformie Qalcwise dedykowane aplikacje, które pomogły zoptymalizować kluczowe procesy kadrowe i administracyjne w firmie. Aplikacje zostały wdrożone na początku pandemii, dzięki czemu firma była lepiej przygotowana na pracę zdalną.
O firmie
PSE Innowacje świadczy usługi z zakresu analiz, badań, nowych technologii i rozwiązań informatycznych w sektorze elektroenergetycznym. Założeniem spółki jest świadczenie powyższych usług w najwyższej światowej jakości przy szybkim reagowaniu na doraźne potrzeby klientów.
Wyzwanie / Potrzeba biznesowa
PSE Innowacje zmagało się z wieloma procesami (urlopy, delegacje, czas pracy, itp.) obsługiwanymi w różnych systemach oraz papierowymi formularzami krążącymi między trzema lokalizacjami firmy. Obecny system do obsługi urlopów nie spełniał oczekiwań i zapewniał bardzo ograniczone raportowanie. Klientowi zależało na tym, aby stworzyć jedno miejsce dla pracownika, przełożonego i firmy do obsługi procesów administracyjnych i HR. Tym samym chciano ograniczyć liczbę aplikacji, z jakich muszą korzystać pracownicy i ułatwić kadrze zarządzającej podejmowania decyzji.
Zadaniem eNovem było więc stworzenie takiej platformy HRowo-administracyjnej, która:
• ograniczy manualną obsługę,
• zmniejszy liczbę przesyłanych e-maili,
• wyeliminuje papierowe formularze,
• przyspieszy i uprości pracę,
• zapewni transparentność (wgląd w liczbę i status wniosków),
• wyeliminuje pomyłki,
• uprości komunikację między oddziałami,
• pozwoli na pełną customizację rozwiązania.
Rozwiązanie
Platforma Qalcwise okazała się idealną odpowiedzią na oczekiwania PSE Innowacje. Qalcwise wykorzystuje technologię no-code, pozwalającą na tworzenie aplikacji bez programowania. Aplikacje budowane są z gotowych komponentów (widgetów) i formuł znanych z Excela. Dzięki temu powstają one nawet 10 razy szybciej (niż rozwiązania tzw. custom dewelopment), zapewniając przy tym pełną elastyczność i skalowalność. Rozwiązanie dla PSE Innowacje było gotowe w zaledwie 2 miesiące i pozwoliło Klientowi sprawnie przejść na pracę zdalną. Qalcwise umożliwił wygodny obieg dokumentów i wniosków, a także ewidencję czasu pracy.
W ramach platformy HRowo-administracyjnej eNovem stworzyło zestaw zintegrowanych aplikacji, obsługujących między innymi takie procesy jak:
• Rekrutację oraz onboarding
• Harmonogramowanie i ewidencję czasu pracy
• Zarządzanie urlopami
System umożliwił pokrycie wielu procesów w jednym środowisku, bez potrzeby korzystania z dodatkowych narzędzi. Pracownicy zyskali wydajne i intuicyjne narzędzie pracy. Logując się do Qalcwise za pomocą SSO widzą tablicę, z poziomu której mogą wygodnie zarządzać wszystkimi swoimi zadaniami i wnioskami. Z kolei Kadra zarządzająca zyskała dostęp do wszystkich danych w jednym miejscu oraz możliwość generowania dowolnych raportów na żądanie. Dzięki ogromnej elastyczności Qalwise, aplikacje można dowolnie, samodzielnie (bez programowania) modyfikować i udoskonalać w odpowiedzi na zachodzące w firmie zmiany.
Rezultaty
• Eliminacja ręcznej obsługi procesów-Digitalizacja i przyspieszenie obiegu dokumentów
• Skrócenie czasu oczekiwania na akceptację wniosków
• Wzrost liczby poprawnie wypełnionych wniosków przez pracowników
• Lepsza kontrola i transparentność wydatków
• Krótszy czas szkolenia nowych pracowników
• Ograniczenie potrzebny drukowania dokumentów
• Wzrost zadowolenie pracowników z obsługi
Podsumowanie
PSE Innowacje otrzymało narzędzie dopasowane do potrzeb organizacji i spełniające wyśrubowane wymogi bezpieczeństwa, a jednocześnie tak intuicyjne, że pracownicy z chęcią korzystają z niego na co dzień. Aplikacje pozwoliły wyeliminować ręczną pracę i papierowe dokumenty, skróciły czas obsługi procesów, usprawniły komunikację, zwiększyły transparentność działań, przez co również zminimalizowały ryzyko błędów i nadużyć. Platforma zapewniła sprawną obsługę najważniejszych procesów HR i administracyjnych, zwiększając efektywność i zadowolenie z pracy wśród pracowników.
Klient, zadowolony z wdrożenia pierwszych aplikacji, planuje rozwijać platformę i przenieść do niej kolejne procesy administracyjne (rejestr umów, obieg dokumentów) i HR (inicjatywy pracowników, oceny okresowe). Firma chce również udostępnić wersję mobilną pracownikom, aby ułatwić pracę z dowolnego miejsca.